仕事の見える化：二大ツール比較

どうも。さて、今回はですね、プロジェクト管理でめちゃくちゃ役立つ強力なツールが2つあるんですけど、 それがガントチャートとアローダイアグラム。これなんか名前だけ聞くと似てるかなって思うかもしれないんですけど、 実は役割が全然違うんですよ。今日はその違いをバシッと解説していきますね。 皆さんこんな経験ないですかね？よし、今年はこの資格取るぞみたいに、でっかい目標を立てるのはいいんですけど、 いざ始めようと思ったらやること多すぎ。えー何からどこからってなって、もう頭が真っ白みたいな。 実はそれって、ちゃんとしたプロジェクト管理の問題なんですよね。だからあなたが悪いわけじゃないんです。 で、嬉しいことにこういう悩みをすっきり解決してくれるめちゃくちゃ便利なツールがあるんですよ。今回はその中でも代表的な二つをしっかり見ていきましょうか。 はい、というわけでまず一つ目。これがガントチャートですね。プロジェクトのタイムラインを見るっていうともう一番よく使われるおなじみの方法じゃないかなと思います。 ガントチャートって何かというか、まあ、ここに書いてある通りなんですけど、それぞれの作業がいつスタートしていつ終わるのかっていうのをこの横棒の長さでパッと見せてくれるグラフのことなんですね。 これがあるとプロジェクト全体がどんな感じで進んでいくのか一発で分かりますよね。 この表すごくいいですよね。何がいいかってパッと見るだけで、あ、この作業はカイさんが担当で、この期間にやるんだなとか、 アキさんの出番はここからかみたいに、誰がいつ何をしてるかが直感的に分かるんですよ。 そう、カイさんは1週目と3週目が忙しくて、アキさんは2週目と4週目。っていうのがすぐ分かる。便利ですよね。 つまりガントチャートの得意なことって何かというか、まずはそれぞれのタスクのスケジュール。特にその期間がどれくらいかっていうのがはっきり分かること。 それから誰がいつ忙しいのかも分かるし、プロジェクト全体の時間軸をこう高いところから眺めるみたいに、全体像を掴めるっていうのところですね。この辺がガントチャートのすごいところです。 でもここでちょっと考えてみてほしいんですけど、もしこの作業が終わらないと次の作業に進めませんみたいな関係があったら、どうなると思います？ すごく簡単な例でカレースープ作りをイメージしてみてください。まず野菜を切るじゃないですか。これが終わってないと野菜を炒めるってできないですよね。 当たり前ですけど。で炒め終わってないと、もちろんスープを煮込むこともできない。こういう順番って絶対じゃないですか。 そう、そこなんですよ。ガントチャートってただ横棒が並んでるだけだから、こういう絶対こっちが先っていうタスクとタスクの間の切っても切れない繋がり、 専門用語で言うと依存関係って言うんですけど、これをはっきり見せるのが実はちょっと苦手なんですよね。 そこで満を持して登場するのが二つ目のツール、アローダイアグラムです。これは名前の通り作業の流れをばっちり見せてくれるツールなんですよ。 アローダイアグラムっていうのはそのまんま、アロー、つまり矢印を使ってタスクを繋いでいく図のことなんです。 この矢印が、はい、次はこの作業ねっていう流れを全部教えてくれるんで、さっきガントチャートが苦手だった作業の順番とか依存関係がもうめちゃくちゃクリアに分かるんです。 でそれだけじゃない。この図を使うとですね、プロジェクト管理をする上でもう本当に本当に大好きな、あるものが浮かび上がってくるんですよ。 それが何かというか、クリティカルパスです。日本語にするなら、そうですね、最重要経路とかちょっと大げさに言うとプロジェクトの運命を握る道筋みたいな感じです。 このクリティカルパスっていうのは、スタートからゴールまでいくつかルートがある中で、合計の作業時間が一番長くなるルートのことなんですね。 え、一番長いのにって思いますよね。でもここが面白いところで、この一番時間の掛かるルートが終わらないと、プロジェクト全体も絶対に終わらないんですよ。 だからこの一番長い道のりが結果的にプロジェクト全体が終わるまでの最短時間を決めてるってわけなんです。ちょっとパラドックスみたいで面白いですよね。 この言葉を聞けばその重要性が一発で分かると思います。もしこのクリティカルパス上の作業が一日遅れたら、 プロジェクト全体のゴールもまるっと一日遅れる。まさにプロジェクトの納期を直接握っている心臓部みたいなものなんです。 でも、なんか難しそうって思いました？いやいや全然そんなことないんですよ。このクリティカルパスを見つけるのって、どっちかっていうと楽しいパズルみたいなもんなんです。 スタートからゴールまでいろんな道がありますよね。それを全部たどってみて足し算して一番時間が掛かるルートを探すだけ。ね、なんだかゲームみたいでしょ。 さあ、ここまで二つのツールを見てきました。じゃあ結局どっちをいつ使えばいいのって話ですよね。 ポイントはすごくシンプルで、期間を見たいのか、それとも順序を見たいのか。この違いだけなんです。 まさにこの表がすべてですね。ガントチャートは横棒で期間を見るためのもの。「この仕事いつ終わるの？」っていう疑問に答えてくれます。 それに対してアローダイアグラムは矢印で順序を見るためのもの。で、「次はなればいいんだっけ？」に答えてくれるんです。 だからざっくり言うと、スケジュール感が知りたければガントチャート。作業の繋がり依存関係が知りたければアローダイアグラム。こういう使い分けですね。 はい、というわけでポイントを整理しておきましょう。まず一つ目、プロジェクト全体のスケジュールとかそれぞれの作業の期間を知りたいなら、使うのはガントチャート。 二つ目、タスク同士の繋がりとか順序を理解したいならアローダイアグラム。こっちがぴったりです。 そして三つ目、そのアローダイアグラムを使えば、プロジェクトの命綱とも言える、絶対に遅らせちゃいけないクリティカルパスが見つかるということでした。 さて、これで皆さんも自分のプロジェクトのどこが一番大事なクリティカルパスなのか見つけられるようになったはずです。 でも本当に大事なのはここからですよね。そのプロジェクトの心臓部であるクリティカルパスを、あなたならどうやって守りますか？